智慧办公包含了两个方面，一方面是以复印机、打印机为代表的办公设备，一方面是以 ERP 和 OA 系统为代表的办公软件。对大多数中小企业而言，成本是考虑的首要因素，在预算满足的情况下才会考虑硬件或软件的信息化、智能化、便捷化。新一轮的中美贸易战给扑朔迷离的全球经济泼了一盆冷水，两个大国之间的博弈无疑已经严重损害了双方企业的利益，也让东莞制造业面临生存和转型的压力。同时也带来了新的机遇，倒逼企业进行全球化布局，不再单恋美国市场，它们尝试走出去，走向欧洲，走向东南亚，走向非洲。唯有专注，能够在细分领域做到前三名的走的会很轻松，否则会很辛苦。管理学大师彼得·德鲁克说过“任何管理成本高的事务都应该外包”，企业可以将一些非核心事务的工作外包出去以便自己能够专注于技术和市场，能够外包的有很多 : 产品设计、加工、 IT 系统、人力资源、办公设备。欧美日等发达国家有的企业将非核心事务部门全部外包出去也是我们可以借鉴学习的。
企业办公设备需求有很多，除了复印机这类大众设备，还会有很多行业应用的打印机，比如：发票用的针式打印机，标签用的条码打印机，送货单用的针式打印机，财务用的票据扫描仪，设计用的A1大幅面打印机，桌面型的一体机，小票用的热敏机。企业在采购、管理、维修、更换耗材等环节浪费了大量的人力物力，需要一个系统能够更好的解决这个问题。从生命周期的全链条来管理企业所有的办公设备是该系统的核心功能。
中小企业需要什么样的智慧办公系统？
智慧办公系统至少应该具备的几个功能：
一、 维修呼叫：登录系统之后，进去企业专属的页面，这里记录了客户所有的设备，选中设备可以选择维修服务，拍照上传故障图片，在线提交工单，后台接到工单确认之后就安排技术人员上门维修，客户可以在系统里看到，指派了哪位技术员，预计什么时间可以到现场。工单完成后可以在线支付费用，在线下载电子发票。
二、 设备选购：采用会员制方式进行销售，所有会员企业可以在系统内以低于或等于市场价（京东价）采购各类办公设备，不面向个人客户及非会员客户。
三、 耗材选购：通过采集会员企业的设备品牌、数量、型号等各类指标，中央仓储系统会配备适量的库存来响应，当你需要硒鼓或者色带时登录系统在自己企业的页面可以看到相关部分和相关型号的设备，只需要点进去，就能看到相关的购买链接，在线提交、在线付款，通常隔天快递送达。同样采用会员制形式销售，价格会低于市场价，因为商品是基于大数据进行的采购和调配，相当于企业团购价。
四、 二手置换：会员企业可以在置换页面和供应商置换同类设备，也可以发布转让信息，便于有需要二手设备的其他企业能够看到信息及促成交易。
五、 办公用品的延伸：既然能在系统里管理办公设备和购买办公耗材，同样的可以在系统里采购和管理办公用品，系统会为客户开通进销存功能，即所有办公用品在系统里采购、系统里领取、系统里审核，当系统的某类办公用品接近预警值（数量少于设定的标准），就会提供操作员进行采购操作，月结客户每月可自助生产对账单，自助下载发票。
六、 应急调拨：A企业需要的某个办公设备或办公用品损坏或者其他原因不能正常工作，附件范围内的会员企业B、C、D可以在线响应，看自己是否可以满足A企业需求，从而形成互帮互助的会员关系，为相关企业创造更多的附加价值。
七、 闲置设备交易：每个企业都或多或少有些检测、测量、测试、灌胶、焊接、冲压、钣金、注塑等设备闲置，需要转让或者需要采购二手设备。如果直接卖废品或者卖给二手回收商可能拿不到好的价格，在同类型企业之间传递此类信息，是精准有效的。系统的操作人员一般是行政部分，他们可以辅助企业进行此类信息发布和交易的操作。
八、 针对写字楼同楼层或者工业园办公集中的区域，部署云打印系统，多家企业共享数码复印机，采用手机验证、密码验证、刷卡验证的方式来进行打印复印扫描、费用统计，避免重复购置或租赁资产。
结束语：智慧办公系统的目标就是一个人，一个账号，一个系统能够快速高效的解决办公领域的事。让人事能够专注的做与人相关的工作，搞好招聘、培训、管理工作，把事交给系统来完成。
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